Расчёт себестоимости блюд для ресторанов

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
На прошлой неделе смотрели с шефом, почему food cost за месяц вышел на 2 пункта выше плана. Рецептуры мы не пересчитывали, мы перепроверяли подсчёты остатков. Опять.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Craftable. Рецепты там заведены, цены подтягиваются из накладных. Сложность не в рецептах, а в том, что менеджеры считают остатки раз в месяц, а мелочь вроде специй и лаймов вообще пропускают.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
Около четырёх тысяч долларов в месяц софт плюс человек, который его администрирует. Это без времени менеджеров на подсчёты, оно тоже немалое.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Таблица двадцать лет назад, потом Cheftec, потом Orca ради веб-доступа, потом внешний сервис с их техником. Тот оказался несерьёзным, программа тоже. Теперь Craftable. Каждый раз переезд стоил нам полугода.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Не один случай, а постоянное: цифры по еде не сходятся. Спиртное считается нормально, еда нет. Сколько стоит ошибка, точно не скажу, но это проценты от пяти миллионов.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Решаю я и мой партнёр. Но после трёх переездов мы очень неохотно трогаем то, что работает.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
Если это про расчёт рецептур, то у нас он есть. Моя проблема не в калькуляторе, а в том, чтобы люди честно считали остатки. Мне это не поможет. Может, для открытия нового заведения, но у нас такого не планируется.

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
Недавно вводили новый коктейль с домашним сиропом и настойкой. Я посчитала выход партии, потери и стоимость порции. Раньше это был вечер в таблице, теперь вношу в своё приложение.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Свой инструмент: рецепты, ингредиенты, заготовки, выходы партий, маржа и спецификации. Цены правлю руками, когда приходит накладная.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
Деньгами почти ноль. А вот времени ушло море: сам инструмент собирала месяцами, даже с AI. Сейчас поддержка — час-два в неделю.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Excel, Google Sheets, Airtable и пара готовых сервисов. Либо слишком сложно, либо нужны постоянные ручные обновления. Я не бросила — я решила построить своё.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Было, что подорожал ром и я полтора месяца продавала один коктейль в ноль. Заметила случайно, пока ела с кем-то из поставщиков.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Я менеджер, но бюджет решает владелец. На ПО мы тратим копейки.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
Звучит как то, что я уже сделала. Если бы оно существовало два года назад, возможно, но сейчас мне проще дорабатывать своё. Платить за это отдельно не стану.

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
Позавчера пересчитывали сборку из-за подорожания сливочного масла и миндаля. Двадцать с лишним позиций, часть полуфабрикаты. Заняло полдня.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Excel для расчётов, потом результат переношу в 1С. Названия продуктов в Excel и в справочнике 1С должны совпадать буква в букву, иначе загрузка не находит позицию. Сверяю глазами.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
Минимум 15 часов в неделю уходит на карты и цены. Я стою компании 120 с небольшим тысяч в месяц. Можно считать, что вся моя зарплата — это ручной пересчёт.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Пробовали модуль калькуляции в 1С, но он не дружит с нашими таблицами и требует программиста. Купили ещё обработку загрузки из Excel, она помогла частично.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Прошлой осенью мы выставили наборы на сезонную акцию с устаревшей себестоимостью. Потом оказалось, что маржа в минусе. Это сотни тысяч рублей.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Не я. Это операционный директор и IT. Я могу прийти с готовым примером, но согласует он.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
Если она будет брать цены из накладных и сама считать выходы, это то, что мне нужно. Только чтобы выгрузка шла в 1С без ручной сверки названий. И чтобы мою работу не отобрали, а освободили от рутины.

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
На прошлой неделе вводили новое сезонное меню на три точки. Технолог завела карты в iiko, я сверил итоговый фудкост.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Всё в iiko: техкарты, цены по накладным, отчёт по фудкосту. Excel использую как контрольную проверку.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
Технолог на полставки около 40 тысяч, iiko примерно 25-30 тысяч в месяц на три точки.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Были Excel-таблицы, ушли в iiko три года назад. Возвращаться или добавлять ещё один сервис мне незачем.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Бывало, что после поставки цена в карте не обновилась и блюдо считалось по старой. Заметили через месяц по отчёту, на пару десятков тысяч ушли в минус.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Я предлагаю, собственник утверждает, если это больше 20 тысяч в месяц.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
У нас это уже есть в iiko. Если ваш сервис умеет что-то другое, например подсказывать цену блюда по рынку, расскажите. А пересчёт себестоимости у меня закрыт.

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
Две недели назад взяла заказ на свадебный торт с новой начинкой. Села считать в таблице: крем, коржи, декор, упаковка, потери при нарезке. Час ушёл точно.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Google Таблицы. Цены на продукты вношу вручную по чекам, цену за килограмм считаю в голове или на телефоне. Таблицу обновляю, когда вспомню, иногда раз в два месяца.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
На новое изделие по часу, плюс раз в месяц сижу полвечера над обновлением цен. Денег почти не трачу, но и не знаю, сколько теряю.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Смотрела готовые таблицы за пару тысяч рублей и бесплатные калькуляторы онлайн. Они считают одно блюдо, а у меня сорок позиций и все связаны. Кассовую систему с калькуляцией мне предлагали, но это слишком дорого ради одной функции.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Продавала торт с шоколадом по старой цене, а какао-масло подорожало на треть. Поняла через месяц, когда считала прибыль. Потеряла около 15 тысяч.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Я сама. Если до пяти тысяч в месяц и понятно, как пользоваться, могу решать на месте.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
Хочу. Когда можно попробовать? Чтобы я загрузила свою таблицу, а оно само показало, какие изделия сейчас убыточны. И чтобы цены брало из моих чеков или накладных.

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
Последний раз считали, когда подорожал кофе в зёрнах. Пересмотрели цены на всё меню за два дня.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Poster. Закупки вносятся по накладным, фудкост пересчитывается сам. Ключевые позиции я знаю на память: зёрна — основная доля.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
Ничего лишнего. Poster уже оплачен, управляющие и так следят за фудкостом.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Пробовали таблицы на старте, перешли на Poster и остались. Менять нет причин.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Инцидент был не с расчётом, а с молоком: свежее держим только 5 дней, списания съедали маржу. Это про логистику, не про калькулятор.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Решаем вдвоём с партнёром, но для нас важнее чек и трафик, чем ещё один отчёт.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
Сомневаюсь. Мы это и так считаем. Не вижу, где вы дадите мне больше, чем Poster. Если бы вы показали экономию на закупках, а не просто калькуляцию, поговорим.

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
Месяц назад: меню сменилось на осеннее, я садился на ночь и вбивал новые цены у трёх поставщиков в Excel. Часа три-четыре.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Excel плюс бумажные накладные. Рецепты в таблице, цены по последней накладной, но не всегда по всем позициям.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
Три-четыре часа в месяц на пересчёт плюс пару часов, когда меню меняется. Денег на софт не трачу.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Смотрел ChefTec и CostGuard, но они дорогие и тяжёлые, а я один. Вернулся к таблице. Главное не инструмент, а свежие данные, а их вносить всё равно мне.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Продавал хлеб с маслом дешевле, чем платил за масло. Узнал, когда бухгалтер показал отчёт. Не миллионы, но обидно.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Я сам. Но мне нужно доверять цифрам. Один раз калькулятор перепутал фунты и унции, и я неделю считал неверно.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
Возможно. Если оно подтянет цены из накладных и покажет мне, что изменилось, я бы посмотрел. Но я всё равно буду перепроверять первые месяцы. Не люблю чёрные ящики.

— Расскажите про последний раз, когда вы считали себестоимость блюда или пересчитывали меню. Что именно делали?
В прошлом месяце заменили поставщика сыра. Я поменяла цену в одной ячейке, все рецепты пересчитались. Минут десять.

— Как это устроено у вас сейчас: где лежат цены, рецептуры, кто обновляет?
Шаблон Google Sheets: таблица ингредиентов отдельно, рецепты ссылаются на неё. Подходит под мои 30 с небольшим рецептов.

— Сколько времени и денег это съедает в месяц?
Практически ничего. Час в месяц на обновление цен.

— Что вы уже покупали или пробовали для этого, и почему бросили или остались?
Скачала шаблон, настроила за выходные. Смотрела MarginEdge, но $330 в месяц — это слишком много за кафе моего размера.

— Какой самый неприятный случай из-за неверной себестоимости был за последний год, и во сколько он обошёлся?
Серьёзных не было. Один раз забыла обновить цену на авокадо, потеряла пару десятков долларов.

— Кто у вас принимает решение, если нужно купить новое ПО?
Я одна. Каждая подписка — это ещё одна статья расходов, на которую я смотрю с недоверием.

— Концепт: сервис, который сам считает себестоимость блюд и пересчитывает её при смене цен поставщиков. Что вы об этом думаете?
Ну, звучит нормально, но у меня уже работает таблица. Я не вижу проблемы, которую нужно решать за деньги. Спасибо, пока нет.